Posted in My Event

My Wedding Story – Preparation – Catering

Catering ini, menurut saya, adalah vendor yang paling penting saat upacara pernikahan. Kenapa?coba tanya diri sendiri,kalau habis kondangan yang pertama diomongin gini bukan? “tadi dapet makanan di pondokan atau prasmanan?” atau “tadi porsi makanannya kok kurang ya?” atau “tadi kok makanannya gak enak ya?”, intinya catering itu pasti jadi yang paling pertama dikomen tamu-tamu, kalau gak enak apalagi sampai porsinya kurang,gak perduli pengantinnya secantik apa atau gedungnya semewah apapun, pasti langsung dicap jelek oleh tamu-tamu yang hadir.

Dari pengalaman itulah, saya bener-bener teliti saat memilih catering. Karena resepsi pernikahan saya di Gedung, ada dua cara yang bisa dilakukan untuk memilih catering :

  1. Langsung datang ke gedung pilihan, lalu tanya sama pihak pengelola gedung daftar rekanan vendor catering yang dimiliki gedung. Tapi saya gak pilih cara ini karena menurut saya catering rekanan gedung bervariasi mulai dari yang murah sampai yang mahal, inget prinsip “ada uang ada barang”, kadangkala rekanan catering gedung yang harganya murah,rasanya tidak terlalu enak.
  2. Rajin datang ke pameran seperti wedding expo. Saya lebih memilih cara ini, karena berdasarkan pengalaman saya menghadiri pesta-pesta pernikahan teman, vendor-vendor yang biasanya menggelar stan saat acara wedding expo ini rasanya lebih enak dan pelayanannya lebih profesional, walau memang harganya sedikit lebih tinggi. Coba saja kamu iseng datang ke pameran wedding, pasti rasa dari vendor catering yang sering menggelar stan lebih enak dibanding vendor catering yang tidak pernah menggelar stan dipameran macam ini, kadangkala “punya nama” memang berpengaruh ke rasa. Dan tidak usah khawatir juga, vendor macam ini . karena lebih bonafid, tentunya rekanan gedungnya juga banyak banget. Vendor catering biasanya akan menggelar test food selama pameran berlangsung , jadi kamu bisa pertimbangkan menu dan sekaligus minta penawaran.

Akhirnya setelah melanglang buana sekalian mencoba makanan gratis selama sekitar dua tahun sebelum pernikahan, saya memutuskan untuk memilih Puspita Sawargi Catering, dengan pertimbangan rasanya yang enak,pelayanannya yang profesional dan juga staf marketingnya yang kooperatif.

Kiat memilih catering saat pameran berlangsung :

  1. Jangan ragu atau malu-malu untuk mencoba makanan/test food selama pameran berlangsung, kalau perlu cobain semua makanan yang disajikan untuk bisa mempertimbangkan menu yang akan dipilih.
  2. Jangan malu juga untuk minta penawaran harga dan brosur kepada pihak marketing catering, mereka juga gak bakal ngecek kok apa bener kamu married tanggal segitu, paling nanti cuma di follow-up lewat telepon, kalau gak jadi pakai vendor itu juga gak bakal disuruh bayar. Penawaran harga ini berguna untuk membandingkan harga antara satu vendor dengan vendor lainnya.
  3. Jangan terpaku dengan satu vendor, berkelilinglah bahkan kalau bisa ke semua vendor untuk membandingkan rasa,harga dan pelayanan.

Pengalaman saya sih, bahkan sebelum tunangan pun, saya dan pasangan sudah rajin dateng ke wedding expo di mana-mana, coba ini itu, gak bakal diliatin juga sama petugas, kan yang dateng juga ribuan.

Oh ya, satu tips lagi kenapa catering jadi things to do list saya di awal, umumnya catering itu sudah menyediakan one stop service, jadi catering umumnya selain sudah rekanan dengan gedung, dia juga ada rekanan dekorasi, perias, hiburan & mc ,foto & video liputan dll. Jadi sebenarnya kalau gak mau ribet kamu bisa menggunakan paketan dari catering, dan berdasarkan survey saya harga paketan umumnya lebih murah dibandingkan jika kita pilih vendor secara sendiri-sendiri dan biasanya karena sudah rekanan, kerja sama antar vendor lebih rapih karena sudah terbiasa kerja sama. Awalnya saya pilih Puspita Sawargi juga karena selain dia rekanan Gedung Pewayangan Kautaman, rekanan periasnya adalah Miarosa, tau kan yang kebayanya sering dipake di OVJ itu lho. Tapi karena adat istiadat dari pihak keluarga yang menang, akhirnya saya gak ambil paket dari Catering, yang paket hanya Catering dan Dekorasi-nya saja (hiks). Dan tentunya over budget.

Brosur Puspita Sawargi
Brosur Puspita Sawargi

Puspita Sawargi ini merupakan vendor catering di bawah pimpinan Ir. Lynda Permatasari dan kantornya berlokasi di JatiBening. Untuk menghitung porsi makanan tamu di pesta , ada rumus umum antara prasmanan dan pondokan, ada yang 60:40 ada yang 70:30, bervariasi, tapi bisa juga dicustomize ,perkiraan persenan itu sebenarnya hanya perkiraan persentase saja, misalnya dari 100 % jumlah tamu yang hadir, 60% akan prasmanan dan 40% akan makan pondokan. Banyak minta advice sama pihak catering, tapi tetep jangan sok tau soalnya Pihak catering lebih tau dibanding kita, Rumusan saya kemarin yang digunakan oleh Catering yaitu,

  • Jumlah undangan dikali 2 (kenapa?dengan asumsi bahwa satu undangan akan dihadiri oleh dua orang), misalnya dalam kasus saya karena undangan sebanyak 900, maka jumlah porsi makanan = 900 x 2 = 1800 porsi
  • Sebanyak 60 % dari porsi makanan merupakan porsi prasmanan, jadi porsi prasmanan = 0,6 x 1800 = 1080 porsi
  • Sebanyak 40 % dari porsi makanan merupakan porsi pondokan , jadi porsi pondokan = 0,4 x 1800 x 4 = 2880 porsi (kenapa dikali 4?karena dianggap bahwa satu tamu akan makan 4 macam pondokan)

Tapi ujung-ujungnya karena saya banyak permintaan (oke i admit bahwa saya agak sok tau juga,ha3), akhirnya sama Pihak Catering dicustomize menjadi sebagai berikut dengan pilihan menu yang saya ambil:

  1. Buffet (prasmanan) : 900 porsi
  2. Nasi Gudeg : 300 porsi
  3. Sate Ayam : 500 porsi
  4. Bakwan Malang : 500 porsi
  5. Siomay : 500 porsi
  6. Empal Cirebon : 300 porsi
  7. Kambing guling : 4 ekor
  8. Korean BBQ : 500 porsi
  9. Empek-empek : 500 porsi
  10. Aneka Es : 300 porsi

Hasil rekap ternyata untuk porsi prasmanan, sebanyak 900 porsi , sementara pondokan 4600 porsi, kenapa saya milih begini?karena saya berkaca sama diri sendiri, saat pesta pernikahan saya akan menyerbu pondokan dibanding prasmanan.

Meja Prasmanan (Buffet) 1
Meja Prasmanan (Buffet) 1
Prasmanan (Buffet) 2
Prasmanan (Buffet) 2

Puding-Buah - Ice Carving

Puding-Buah – Ice Carving

Oh ya ada things to know juga :

  • Porsi makanan pada catering umumnya dihitung satu undangan diasumsi dua orang yang datang, jadi kalau kamu menyebar undangan sebanyak 300, ya porsi yang diajukan 300 saja, nanti akan dihitungkan oleh pihak catering.
  • Kalau kamu berasal dari keluarga yang sangat besar seperti saya, jangan lupa masukkan porsi keluarga, kan biasanya kita lupa menghitung jumlah anggota keluarga yang hanya diundang secara lisan (tidak lewat undangan cetak),para sesepuh dan panitia,pagar ayu, belum lagi pihak keluarga besan dll. Salah-salah porsi makanan kamu kebobolan gara-gara lupa menghitung faktor keluarga. Kalau saya kemarin menyebar undangan cetak sebanyak 750, sisanya 150 saya jadikan faktor keluarga dan besan, walaupun sudah ada bonus family buffet, tapi untuk amannya tetep kasih “spare”.
  • Jangan lupa memberitahukan jumlah undangan VIP kepada Pihak Catering, karena undangan VIP nanti akan makan bersama dalam meja “family buffet”.
  • Buffet isinya sudah paketan, misalnya dalam kasus saya ini, selain makanan utama (nasi dan lauk pauknya) buffet sudah termasuk buah,puding,soft drink dan air mineral unlimited.
  • Paketan dari catering umumnya juga sudah menyediakan bonus, umumnya sih yang disediakan adalah jajanan pasar/kue-kue kecil (tau kan?kue-kue kecil yang biasanya diletakkan di samping puding/buah?), buffet untuk keluarga (dalam kasus saya bonus buffet keluarga sebanyak 100 porsi prasmanan), makanan untuk panitia (dalam kasus saya berupa lontong cap gomeh dan kopi-teh sebanyak 100 porsi). Jadi gak usah repot duluan mencari tambahan makanan untuk keluarga dan panitia.
  • Dekorasi meja buffet dan hiasan berupa ice carving juga umumnya termasuk dalam paket.
  • Pondokan berupa nasi, biasanya harganya lebih mahal dibanding yang cuma makanan biasa, bisa lebih mahal 50-60%, mending gak usah pakai pondokan berupa nasi.
  • Kalau bingung soal porsi kambing guling, 1 ekor umumnya 250 – 300 porsi/ekor.
  • Jangan lupa untuk memberitahukan tema pesta dan warna pesta kita ke pihak catering, karena dekorasi akan disesuaikan.

Pondokan Empal gentong
Pondokan Empal gentong
Pondokan (perahu) sate
Pondokan (perahu) sate

 

Pondokan (Gubuk Sumbawa) Nasi gudeg
Pondokan (Gubuk Sumbawa) Nasi gudeg
Menu pondokan lainnya
Menu pondokan lainnya

Pondokan Aneka Es

Pondokan Aneka Es

Sedikit tips lagi dari saya :

  • Walaupun sudah test food saat pameran, sempatkan juga untuk test food saat perkawinan orang lain, maksudnya biasanya vendor catering selain mengadakan test food di pameran, terkadang juga mengadakan test food di perkawinan pasangan yang menggunakan catering tersebut, gak perlu takut kita jadi tamu gak diundang kok, karena test food ini diadakan di ruangan terpisah dan porsinya juga tidak mengambil dari porsi orang yang menikah saat itu, alias Pihak Catering menyajikan makanan sendiri. Minta izin pada Pihak caering untuk melihat pesta perkawinan tersebut, pergunakan moment ini untuk melihat performa pihak catering selama perayaan berlangsung.
  • Performa yang saya jadikan tolok ukur biasanya simple. Misalnya saya paling big no-no kalau petugas catering yang menjaga pondokan tidak mem-porsikan makanan ,dengan kata lain tamu mengambil porsi pondokan sendiri-sendiri, itu bisa bikin porsi pondokan tidak sesuai dengan yang diharapkan, misalnya kalau pihak tamu yang mengambil sendiri porsi pondokan yang seharusnya bisa untuk 300 tamu bisa menciut jadi 200 tamu, iya nggak?. Selain itu saya biasanya melihat kesigapan dari petugas, seperti ada tumpukan piring/gelas kotor atau tidak, lalu prasmanan cepet diisi ulang atau tidak.
  • Test food lebih enak lagi kalau mengajak Ibu atau Mertua atau panitia jadi selain tau rasanya juga mereka bisa menilai performa dari catering itu.

Begitu hari perayaan mulai, juga jangan lengah, sering denger gak ada oknum catering yang nakal?jadi misalnya dari catering dikirimnya sudah 500 porsi, eh sama oknum catering ditahan/disembunyikan terus dibawa pulang, otomatis kita jadi rugi karena porsi makanannya kurang. Itulah fungsi panitia, jangan lupa untuk menyediakan panitia konsumsi, fungsinya untuk mengecek makanan yang datang apakah sesuai porsi atau tidak, megeceknya cukup simple, cek di mobil catering (pastikan bahwa muatan sudah dikelaurakan semua) dan juga di dapur, menghitungnya juga cukup random, misalnya porsi bakwan malang, kalau pihak catering bilang satu panci isi 50 porsi dan yang kita pesan 300, berarti kan ada 6 panci. Pengecekan diusahakan saat makanan datang , kira-kira 2 jam sebelum pesta dimulai. Enaknya kalau ada keluarga yang bergerak di usaha catering, bisa dipercaya banget jadi panitia.

Family & VIP Buffet
Family & VIP Buffet
Family & VIP Buffet
Family & VIP Buffet

 

Kriteria “kecukupan” dan “keberhasilan” catering bagi saya

  • Pondokan habis dalam waktu 45 menit – 1 jam, jadi misalnya kalau makanan dibuka di pesta saat pukul 19.30 dan 30 menit kemudian habis kosong melompong padahal tamu masih banyak yang ngantri, berarti bisa jadi porsi pondokan kurang.
  • Prasmanan seharusnya masih bersisa 10 % hingga pesta usai, kenapa begitu?karena biasanya kalau pondokan habi, orang akan beralih ke prasmanan, kalau porsi prasman habis baru 1 jam sejak makanan dibuka berarti porsi prasmanan bisa jadi kurang.

Alhamdulillah pemilihan dan kepercayaan saya pada Puspita Sawargi dijawab dengan sangat tepat. Tamu-tamu yang hadir komennya positif, makanannya enak dan porsinya cukup dalam arti mereka sempat nyobain pondokan juga buffet (prasmanan) gak sampe ada komen negatif soal makanan kurang. Staf marketingnya juga sangat kooperatif dan sangat membantu, gak bosen-bosen padahal saya rese’ dan suka ngubah-ngubah porsi, kebetulan karena waktu itu pesanan saya besar, saya ditangani langsung oleh pimpinannya yaitu Ibu Lynda. Puspita is reccomended deh, untuk pondokan semuanya enak terutama empal gentongnya. Menu buffet juga enak dan bervariasi dan dekorasi makanannya juga bagus.

Suasana resepsi
Suasana resepsi

http://www.puspitasawargi.co.id/

Kantor :
Komp. Villa Jatibening Tol
Jl. Villa Merak IV Blok BE No. 6
Jatibening – Pondok Gede

Telp :
(021) 9821 7223, (021) 9829 7206
(021) 8499 8463, (021) 8499 8506

Fax :
(021) 8499 8463, (021) 8499 8506

Author:

maybe i'm late on falling love with travelling, but later is better than never, get ready for travelling with the baby moms

One thought on “My Wedding Story – Preparation – Catering

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s